STANOVISKO
Konzultačného zboru Ministerstva vnútra Slovenskej republiky pre aplikáciu správneho poriadku z 21. novembra 2014
č. 26
Zhotovenie kópie spisov podľa § 23 ods. 4 správneho poriadku nie je úkon správneho orgánu, za ktorý sa uhrádza správny poplatok podľa zákona NR SR č. 145/1995 Z. z.
Otázka: Vzťahuje sa na zhotovenie kópie spisov podľa § 23 ods. 4 správneho poriadku zákon o správnych poplatkoch?
Podľa § 23 ods. 4 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov správny orgán poskytuje kópie spisov za úhradu materiálnych nákladov spojených so zhotovením kópií, zadovážením technických nosičov a s ich odoslaním.
Zákonná povinnosť správneho orgánu poskytnúť kópie spisov je jednou z garancií práva osoby oprávnenej podľa § 23 správneho poriadku nazerať do spisov. Z predmetného ustanovenia vyplýva právo tejto osoby žiadať iba kópiu spisu, nie originálny spis. Kópiou spisu treba rozumieť kópiu spisov v písomnej alebo v elektronickej forme.
Poskytnutie kópie spisov si nemožno zamieňať s vyhotovením odpisu (fotokópie), výpisu alebo písomnej informácie z úradných kníh, úradných záznamov evidencií registrov listín a zo spisov alebo súkromných spisov v úradnej úschove podľa zákona NR SR č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov. Poskytnutie kópie spisov nie je z právneho hľadiska správnym úkonom správneho orgánu, a preto nepodlieha správnemu poplatku podľa zákona NR SR č. 145/1995 Z. z.
Ustanovenie § 23 ods. 4 správneho poriadku ukladá správnemu orgánu povinnosť poskytovať kópie spisov za úhradu. Predmetnú finančnú úhradu nemožno považovať za správny poplatok aj z toho dôvodu, že zákonodarca v citovanom ustanovení nepoužil termín správny poplatok.
Správny poriadok zakotvuje ako kritérium pre určenie výšky úhrady podľa § 23 ods. 4 materiálne náklady. Slovo „materiálne“ vyjadruje, že správny orgán je oprávnený požadovať len zaplatenie skutočných nákladov. Ide pritom výlučne o náklady, ktoré vznikli v spojitosti s poskytnutím kópie spisov, t. j. so zhotovením kópií, zadovážením technických nosičov a s ich odoslaním. Úhradu iných nákladov nie je správny orgán oprávnený vyžadovať.